Avalduse kirjutamine on ametlik dokument, mille kaudu esitatakse taotlus, avaldus või pöördumine mõne organisatsiooni, asutuse või tööandja poole. Seda kasutatakse mitmesugustes olukordades, näiteks tööle kandideerimisel, õppeasutusse sisseastumisel, toetuse taotlemisel, puhkuse või töölt vabastuse palumisel ning muudes ametlikes pöördumistes. Lisaks võib avaldust vaja minna ka elukoha vahetuse registreerimisel, ametlikuks selgitustaotluseks või isegi teatud teenuste kasutamiseks loa saamiseks.

Hästi koostatud avaldus aitab tagada, et teie taotlus või palve võetakse tõsiselt ja menetletakse kiiremini. Kui avaldus on selgelt sõnastatud, konkreetne ja sisaldab kõiki vajalikke andmeid, vähendab see võimalikke viivitusi ning suurendab võimalust saada positiivne vastus. Tihti kehtivad avaldusele kindlad formaadinõuded, mistõttu tasub enne selle esitamist kontrollida, kas asutusel, kuhu dokument saadetakse, on eraldi juhised või näidised.

Avalduse kirjutamine: põhistruktuur

Tavaliselt koosneb avaldus järgmistest osadest:

1. Pealkiri – „Avaldus“ kirjutatakse dokumendi alguses, tavaliselt keskele ja suure algustähega.
2. Adressaat – märgitakse asutus või konkreetne isik, kellele avaldus on suunatud. Kui adressaat on teada, on soovitatav märkida tema nimi ja ametikoht.
3. Taotleja andmed – avalduse esitaja nimi, kontaktandmed, vajadusel isikukood või ettevõtte puhul registrikood.
4. Sissejuhatus – lühike ja selge selgitus avalduse eesmärgist. Tuleks välja tuua, miks dokument esitatakse.
5. Põhiosa – detailne selgitus, miks avaldus esitatakse ja mida täpsemalt soovitakse. Siin on oluline argumenteeritus ja selgus. Vajadusel võib lisada viiteid seadustele või määrustele.
6. Lõppsõna ja kuupäev – viisakas lõpetus, näiteks „Lugupidamisega“, sellele järgnev kuupäev ning allkiri. Kui avaldus esitatakse digitaalselt, võib lisada digiallkirja.

Hea avalduse põhimõtted

1. Ole konkreetne ja selge – väldi liigset sõnavahtu ning esita vajalik info võimalikult arusaadavalt. Liigne detailsus võib teha teksti loetamatuks, kuid liiga üldine avaldus ei pruugi anda vajalikku selgust.
2. Kasuta ametlikku keelt ja viisakat tooni – avaldused on formaalsed dokumendid, mistõttu tuleks vältida kõnekeelseid väljendeid ja emotsionaalseid hinnanguid.
3. Kontrolli õigekirja ja grammatikat – vead võivad jätta halva mulje ning vähendada avalduse usaldusväärsust. Vajadusel lase tekst üle vaadata.
4. Lisa kõik vajalikud dokumendid – kui taotluse menetlemiseks on vaja lisamaterjale, näiteks isikut tõendavat dokumenti, arstitõendit või soovituskirja, tuleks need avaldusele lisada.

Avalduse kirjutamine ei ole keeruline, kui järgida õiget struktuuri ja hoida tekst korrektne ning asjakohane. Järgides neid põhimõtteid, suureneb tõenäosus, et teie taotlus saab positiivse vastuse. ja hoida tekst korrektne ning asjakohane. Hea avaldus suurendab teie võimalusi saada positiivne vastus.